Mit Schreiben vom 27.10.2020 stellt die Fraktion Die Effeltricher Liste (DEL) folgende Anträge zur Änderung der Geschäftsordnung:

 

a)    Antrag der DEL: § 23 Abs. 3 der Geschäftsordnung soll um folgenden Satz 3 ergänzt werden:

„Die Beschlussvorlagen mit Sachverhaltsbeschreibung und weitere Sitzungsunterlagen sollen bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung vollständig im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt und danach nicht mehr verändert werden.“

Unvollständig vorbereitete Punkte müssen wieder von der Tagesordnung gestrichen werden, außer wenn dringende Gründe dagegensprechen.

Diese hat der Bürgermeister zu Beginn dieser Gemeinderatssitzung vor der Genehmigung der Tagesordnung anzusprechen und Veränderungen nach Ablauf der Frist im Einzelnen zu begründen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

In der Geschäftsordnung ist geregelt, dass der Tagesordnung weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden sollen, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen.

 

Art. 46 Abs. 2 Satz 1 und 2 GO (Gemeindeordnung) sagt deutlich aus, dass der erste Bürgermeister die Sitzung vorbereitet und den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist einlädt.

Die Ladung unter Angabe der Tagesordnung darf wörtlich genommen werden. Weitergehende Anforderungen bestehen nicht. Die Ladung muss so konkret sein, dass sich die Gemeinderatsmitglieder auf die Sitzung vorbereiten können. Dazu zählt jedoch ausdrücklich nicht, dass die Gemeinderatsmitglieder Anspruch auf die Übersendung weiterer Unterlagen/Anlagen haben. Diese könnten ggf. im Rathaus eingesehen werden. Allerdings ist es nicht selten der Fall, dass weitere Anlagen erst kurzfristig, z.B. am Sitzungstag, vorliegen. Dies ist rechtlich nicht zu beanstanden. Der Gemeinderat hat hier kein Recht, etwa mit der Geschäftsordnung, die Übersendung von Anlagen dem Bürgermeister zur Auflage zu machen. Er hat in so einem Fall der kurzfristigen Vorlage nur die Möglichkeit, im Rahmen eines Geschäftsordnungsantrags, die Vertagung des TOP auf die nächste Sitzung zu beantragen, mit der Begründung, dass eine ausreichende Einarbeitung in das Thema nicht mehr möglich war. Wenn im vorliegenden Fall der Gemeinderat, so wie geschildert, beschließen würde, hätte der 1. Bgm. die Möglichkeit, den Beschluss zu beanstanden, auszusetzen und der Rechtsaufsicht vorzulegen.

 

Zudem muss zwischen öffentlichen Punkten und nichtöffentlichen Punkten unterschieden werden.

Nichtöffentliche Punkte: Grundsätzlich steht bei allen nichtöffentlichen Punkten die Vertraulichkeit entgegen. Lt. GeschO dürften Beschlußvorlagen sowie weitere Unterlagen hier überhaupt nicht herausgegeben werden.

Die Vorsitzende in der letzten Legislaturperiode sowie der aktuelle Vorsitzende waren oder sind aber hier der Meinung, dass es ohne Sitzungsunterlagen eine vernünftige Vorbereitung nicht geben kann, auch in der nichtöffentlichen Sitzung. Die Verwaltung hat hier versucht insbesondere bei Vergaben (wo es in der Vergangenheit zu Problemen kam) die Unterlagen zeitnah hochzuladen. Dies ist aber auf Grund von Submissionsterminen sowie anschließender Prüfung des Architekten oder Ingenieurs manchmal sehr knapp diese Unterlagen rechtzeitig zur Sitzung vorzulegen oder den oben genannten Termin zu halten.

Hier ist unter anderem auch daran zu denken, dass Vergaben innerhalb der Zuschlagsfrist (in der Regel 14 Tage maximal 1 Monat nach Submissionstermin) vergeben werden müssen.  Bei Vergaben erhält aber grundsätzlich eh immer das wenigstnehmenste Angebot (Vergabekriterium Preis) den Zuschlag. Von daher macht die Änderung der Geschäftsordnung hier wenig Sinn.

Eine Frist zur Hochladung von Tagesordnungspunkten sieht übrigens auch der Bayerische Gemeindetag sowie die Mustergeschäftsordnung in Bayern nicht vor.

Ein Anspruch auf die Übersendung weiterer Unterlagen besteht zudem, wie oben angeführt, sowieso nicht.

Öffentliche Punkte:

Auch hier sollen die Beschlußvorlagen laut Geschäftsordnung beigefügt werden wenn und soweit das sachdienlich ist. Wie oben angeführt,  ist es manchmal  so, dass aber auch Bürger ihre Unterlagen nicht rechtzeitig abgeben, oder einfach noch Stellungnahmen, Schreiben oder ähnliches fehlen (Beispiel Nachbareinsprüche gegen zu behandelnde Bauanträge sind nicht an Fristen gebunden und können theoretisch auch noch direkt vor der Sitzung eingereicht werden, diese werden dann natürlich auch kurzfristig hochgeladen).

Bauanträge müssen allerdings innerhalb der 2-monatigen Frist behandelt werden, sonst tritt die Fiktion (automatische Genehmigung durch die Gemeinde) ein.

Die Verwaltung ist grundsätzlich Dienstleister und wenn ein Bürger einen Antrag abgibt, er drum bittet diesen als Überschrift auf die Tagesordnung zu setzen er es aber nicht schafft die Unterlagen rechtzeitig einzureichen, wurde dies in der Vergangenheit relativ unproblematisch behandelt.

Die Verwaltung empfiehlt, den Antrag a) abzulehnen.

 

Der Gemeinderat beschließt, dem Antrag a) zuzustimmen.

 

Anwesend: 12             Ja: 4                Nein: 8

 

b)    Antrag der DEL: § 23 Abs. 4 soll wie folgt ersetzt werden: Der Sitzungsplan für die ordentlichen Sitzungen des Folgejahres muss spätestens in der letzten Sitzung des laufenden Jahres durch den Bürgermeister vorgelegt und vom Gemeinderat beschlossen werden. Die Ladungsfrist für außerordentliche Sitzungen beträgt 5 Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. Die Dringlichkeit ist zu Beginn der Sitzung zu erläutern und vom Gemeinderat zu bestätigen. Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Nach § 10 Abs. 1 Satz 2 der Geschäftsordnung des Gemeinderates der Gemeinde Effeltrich bereitet der erste Bürgermeister die Beratungsgegenstände vor und beruft die Sitzungen des Gemeinderates ein (Art 46 Abs. 2 Gemeindeordnung).

Das Recht, den Gemeinderat zu den Sitzungen einzuberufen, beinhaltet als Ausfluss des Organisationsrechts auch das Recht, Zeitpunkt (Tag und Tageszeit) und Ort der Gemeinderatssitzung zu bestimmen. Der erste Bürgermeister ist verpflichtet, den Gemeinderat zu den Sitzungen einzuberufen, d. h. eine Sitzung anzusetzen, wenn der Geschäftsanfall es unter Beachtung des ordnungsgemäßen Ganges der Geschäfte (Art. 56 Abs. 2 GO) erfordert. Die Einberufung der Sitzung fällt in den Aufgabenbereich des ersten Bürgermeisters.

Die Befugnisse des Gemeinderates sind hier beschränkt, besser gesagt, dem Gemeinderat stehen diese Befugnisse nicht zu. Art. 46 Abs. 2 Satz 1 und 2 GO sagt deutlich aus, dass der erste Bürgermeister die Sitzung vorbereitet und den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist einlädt.

Es handelt sich hierbei um wesentliche, Bürgermeisterbefugnisse.

 

 

Die Ladungsfrist ist in der Geschäftsordnung unter § 23 Abs. 4 geregelt. Dieser besagt: „Die Ladungsfrist beträgt 5 Tage; sie kann in dringenden Fällen auf 3 Tage verkürzt werden. Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.“

 

Diese Formulierung entspricht dem Muster der Geschäftsordnung des Bayerischen Gemeindetages. Der Verwaltung ist nicht klar, warum der Zusatz „für außerordentliche Sitzungen“ hier mit aufgenommen werden soll.

Selbst wenn es außerordentliche Sitzungen geben soll zählt diese Sitzung als Sitzung und kann innerhalb der genannten Frist einberufen werden. Auch ist eine Einberufung einer Gemeinderatssitzung nicht durch den Gemeinderat zu bestätigen oder vom Vorsitzenden zu erläutern. Der Vorsitzende beruft nach § 10 Abs. 1 Satz 2 die Sitzungen ein (Art 46 Abs. 2 GO).

Die Verwaltung empfiehlt den Antrag b) ebenfalls abzulehnen. 

 

Der Gemeinderat beschließt, dem Antrag b) zuzustimmen.

 

Anwesend: 12             Ja: 4                Nein: 8